正處在高速成長期的快魚服飾有限公司(簡稱快魚服飾)意識到,隨著規(guī)模的不斷擴(kuò)大,企業(yè)更需要規(guī)范化、扁平化的管理。正是在這一背景下,快魚服飾采用了萬戶網(wǎng)絡(luò)的ezOFFICE10.0專業(yè)版協(xié)同辦公平臺,借助信息化系統(tǒng)來實現(xiàn)規(guī)范的管理和信息的扁平化,為未來的再度飛躍做好充分的準(zhǔn)備。
以規(guī)范、協(xié)同為目標(biāo)
快魚服飾成立于2000年初,主要從事服飾的分銷業(yè)務(wù),到了2013年,經(jīng)過十幾年的發(fā)展以后,規(guī)模不斷擴(kuò)大,原來的以文件、郵件為主的管理手段已經(jīng)難以再滿足快魚服飾新的管理需求?祠~服飾的信息總監(jiān)沈勝軍介紹,這主要表現(xiàn)在以下三個方面:
首先,隨著企業(yè)規(guī)模的變大,原有的缺乏IT支撐的管理手段很難滿足管理層對企業(yè)透明化管理的需求。比如說,員工的工作計劃、工作總結(jié)等都是獨立存在的部門領(lǐng)導(dǎo)或者董事會手中,管理層無法很好地了解每個員工的工作狀況,因而就難以很好對員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行公正評價并采取合理的獎懲措施,也難以通過整體考量來進(jìn)行資源的合理調(diào)配。
其次,業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范。由于缺乏有效的落地手段,相關(guān)人員難以嚴(yán)格按照一定的規(guī)范去處理日常報銷等業(yè)務(wù),導(dǎo)致他們不得不花很多時間去做很多低效的、瑣碎的重復(fù)性工作。
最后,由于缺乏統(tǒng)一的管理平臺,公文、規(guī)章制度管理存在漏洞,信息安全存在隱患。以往快魚服飾的公文主要通過郵件發(fā)送給員工,這就使得這些公文可以隨便被復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā),使得公司的商業(yè)機(jī)密存在泄漏的風(fēng)險。此外,時間久了后相關(guān)人員往往不知道在哪能查看到詳細(xì)的內(nèi)容,新員工甚至都不知道有這些制度。
值得一提的是,此前快魚服飾一直都非常重視信息化建設(shè),但是其以往的信息化以業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)為主,如分銷、在線培訓(xùn)、訂貨等系統(tǒng),而缺少考慮各個系統(tǒng)之間的協(xié)同。此時,他們希望能夠采用一套成熟的,又能充分滿足快魚服飾個性化需求的OA產(chǎn)品來滿足公司新的業(yè)務(wù)需求,特別是規(guī)范管理、業(yè)務(wù)協(xié)同的需求。
四個要素缺一不可
快魚服飾的管理層對OA項目非常重視,在選型上對OA產(chǎn)品提出了明確的要求。再加上有過成功開發(fā)DRP等系統(tǒng)的快魚服飾IT部門已經(jīng)積累了豐富的信息化經(jīng)驗,快魚服飾的OA選型為其后來的實施奠定了基礎(chǔ)。沈勝軍介紹,快魚服飾對OA產(chǎn)品的需求主要包括以下四個方面:
第一,供應(yīng)商要有行業(yè)內(nèi) 企業(yè)的成功實施、應(yīng)用經(jīng)驗,從而減少應(yīng)用風(fēng)險。在服飾行業(yè),行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)美斯特邦威正在應(yīng)用萬戶網(wǎng)絡(luò)的萬戶ezOFFICE,已經(jīng)成為業(yè)界典范。
第二,性能良好,能夠支持用戶高并發(fā)、高性能數(shù)據(jù)庫等方面的需求。作為一個服裝零售企業(yè),這一需求是由快魚服飾所在行業(yè)的行業(yè)特性所決定的。
第三,滿足較高的信息安全需求?祠~服飾希望OA系統(tǒng)上的信息不能被隨意下載、復(fù)制。沈勝軍透露,盡管這一功能看起來非常重要且不難實現(xiàn),但是事實上業(yè)內(nèi)很多產(chǎn)品都未能實現(xiàn)這一功能。
第四,系統(tǒng)要有很好的擴(kuò)展性,同時能夠很好地滿足快魚服飾的個性化功能需求。作為一個正處于高速發(fā)展中的企業(yè),這是快魚服飾從長遠(yuǎn)角度來看必須考慮的問題。
在關(guān)注并認(rèn)真考察了行業(yè)內(nèi)幾家知名廠商后,快魚服飾最終選擇了業(yè)界領(lǐng)先的協(xié)同管理軟件提供商萬戶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司提供的萬戶ezOFFICE10.0專業(yè)版協(xié)同辦公平臺。不僅如此,快魚服飾選擇的是不限功能、不限用戶的版本。“快魚服飾是正在快速成長的企業(yè)。” 沈勝軍解釋說:“我們希望基于OA深度開發(fā)出新的功能來滿足企業(yè)不斷產(chǎn)生的新的業(yè)務(wù)需求,如培訓(xùn)功能等。”
在實施過程中,快魚服飾的企業(yè)負(fù)責(zé)人親自掛帥擔(dān)任項目組長,他還要求公司所有高管都參加項目啟動會,對項目進(jìn)度和質(zhì)量提出要求和期望。在后續(xù)的項目推廣階段,項目組長還親自帶頭使用。
在OA系統(tǒng)選型時,每個部門派專人參與學(xué)習(xí)、試用,當(dāng)系統(tǒng)真正投入使用時,一切非常順利。
“萬戶網(wǎng)絡(luò)具有良好的實施方法,項目組每日、每周、每月都會做總結(jié),對項目的順利實施起到很大的幫助。” 沈勝軍后來回憶說:“不僅如此,萬戶網(wǎng)絡(luò)的實施人員非常敬業(yè),能夠及時、有效地解決項目中遇到的問題。”
實現(xiàn)信息化的扁平化
得益于快魚服飾內(nèi)部高效的執(zhí)行力,加上萬戶網(wǎng)絡(luò)實施團(tuán)隊的有效幫助,快魚服飾的OA系統(tǒng)只經(jīng)過一個月時間的實施,幾乎沒有遇到任何大的障礙就順利投入使用了。沈勝軍介紹,經(jīng)過幾個月的應(yīng)用,快魚服飾的OA系統(tǒng)目前已經(jīng)充分發(fā)揮其價值。
首先,系統(tǒng)的應(yīng)用有效地提高了快魚服飾的管理水平,使得管理更加透明化。比如說,所有員工的工作計劃、工作總結(jié)可以在系統(tǒng)上詳細(xì)呈現(xiàn),一目了然。
其次,系統(tǒng)的應(yīng)用使得快魚服飾的公文管理非常規(guī)范,公文查詢非常方便。
最后,系統(tǒng)的應(yīng)用讓快魚服飾的流程變得非常規(guī)范。在項目實施過程中,項目組一方面將快魚服飾原來比較合理的規(guī)范放入系統(tǒng)中,另一方面將原來不夠合理的流程經(jīng)過重新梳理后放入系統(tǒng)。
“現(xiàn)在企業(yè)強調(diào)扁平化的管理。”沈勝軍說,“要實現(xiàn)組織的扁平化比較難,但是我們可以借助OA系統(tǒng)先做到信息的扁平化。”
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