原標(biāo)題：面對(duì)大型集團(tuán)化企業(yè)復(fù)雜財(cái)務(wù)報(bào)銷 每刻“益報(bào)銷”在益海嘉里金龍魚獲表?yè)P(yáng)

　　在每刻的3000余家大中型企業(yè)客戶中,益海嘉里金龍魚對(duì)每刻來(lái)說(shuō)意義非凡。自2020年1月每刻“益報(bào)銷”項(xiàng)目啟動(dòng)到今天,已實(shí)現(xiàn)益海嘉里200余家公司報(bào)銷系統(tǒng)的全面上線。完成了210個(gè)剛性需求和105個(gè)用戶體驗(yàn)升級(jí)服務(wù),產(chǎn)品迭代58次,替代了原自主開發(fā)的個(gè)人報(bào)銷系統(tǒng)功能,這些字眼的背后蘊(yùn)藏著每刻 “專業(yè)、進(jìn)取、可信賴”的企業(yè)價(jià)值觀,也見證了每刻與益海嘉里金龍魚的共同成長(zhǎng)與相互成就。

　　一、糧油帝國(guó)益海嘉里金龍魚不只有糧油更有先進(jìn)的財(cái)務(wù)共享中心

　　益海嘉里金龍魚糧油食品股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱“益海嘉里”)是我國(guó)重要的農(nóng)產(chǎn)品和食品加工龍頭企業(yè),旗下?lián)碛?ldquo;金龍魚”“歐麗薇蘭”“胡姬花”等全國(guó)知名品牌。截至2021年底,益海嘉里擁有員工超3萬(wàn)人,在全國(guó)擁有70多個(gè)已投產(chǎn)生產(chǎn)基地,100多家生產(chǎn)型企業(yè),2021年?duì)I業(yè)收入達(dá)2000多億元,如何保障這樣一家擁有3萬(wàn)人,70個(gè)生產(chǎn)基地和100多家生產(chǎn)企業(yè)的糧油帝國(guó)的財(cái)務(wù)報(bào)銷高效運(yùn)行,是考驗(yàn)集團(tuán)專業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)劉紅建的一個(gè)問(wèn)題。

　　據(jù)益海嘉里金龍魚財(cái)務(wù)總監(jiān)劉總介紹,益海嘉里無(wú)錫財(cái)務(wù)共享中心成立于2013年,主要服務(wù)集團(tuán)300家企業(yè),對(duì)各類業(yè)務(wù)進(jìn)行專業(yè)化的處理。整個(gè)共享中心下設(shè)9個(gè)部門(5個(gè)業(yè)務(wù)部門和4個(gè)職能部門),共有近200名人員。

　　通過(guò)這幾年間統(tǒng)一的系統(tǒng)流程以及自動(dòng)化、智能化等手段的推進(jìn),目前益海嘉里財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)了,從訂單到采購(gòu)應(yīng)付、銷售應(yīng)收、費(fèi)用報(bào)賬、支付結(jié)算、總賬報(bào)表等全業(yè)務(wù)鏈的共享。也正是因?yàn)檫@樣的提前布局,即使遇到因疫情隔離人員無(wú)法返回辦公的突發(fā)狀況,也能很快恢復(fù)正常業(yè)務(wù)的穩(wěn)定。

　　二、每刻“益報(bào)銷”如何解決益海嘉里每年30余萬(wàn)單費(fèi)用審核低效的難題?

　　在益海嘉里這樣一個(gè)共享中心每年需要處理的個(gè)人報(bào)銷業(yè)務(wù)30余萬(wàn)單。顯然,純靠人工處理并不現(xiàn)實(shí),因此,在費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)處理上,益海嘉里一直圍繞“業(yè)務(wù)快速填單,共享中心智能審核”這兩個(gè)目標(biāo)持續(xù)提升。

　　“2019年,我們?cè)趯ふ覍?duì)于目前來(lái)說(shuō)是比較簡(jiǎn)單的一個(gè)技術(shù),想看看平鋪的單據(jù)能不能通過(guò)拍照的方式將需要的報(bào)銷字段自動(dòng)切割識(shí)別出來(lái),在這個(gè)尋找的過(guò)程中我們結(jié)識(shí)了每刻,深聊后覺(jué)得雙方的財(cái)務(wù)理念非常契合,在經(jīng)過(guò)各方面的考慮以及一些功能測(cè)試和驗(yàn)證,敲定了與每刻進(jìn)行合作。”益海嘉里劉總說(shuō)到。

　　于是,每刻報(bào)銷與益海嘉里合作的成果“每刻益報(bào)銷”誕生。據(jù)益海嘉里介紹,在費(fèi)用業(yè)務(wù)方面,目前益海嘉里服務(wù)了集團(tuán)223家企業(yè),參與費(fèi)用審核的實(shí)際作業(yè)人員40人左右,相較每刻益報(bào)銷上線前,業(yè)務(wù)端人員填單效率提升了50%,共享中心審核效率提升了30%。

　　三、從十幾分鐘到幾分鐘,每刻“益報(bào)銷”如何實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)端提效50%?

　　對(duì)于益海嘉里業(yè)務(wù)端員工來(lái)講,報(bào)銷最核心問(wèn)題就是填單所需時(shí)間太長(zhǎng)。不同于OCR技術(shù)廣泛使用的當(dāng)下,早期報(bào)銷單中各種字段都需要人工填寫,照著發(fā)票一筆筆填,差旅補(bǔ)貼需要自己計(jì)算填列,對(duì)于需要經(jīng)常報(bào)銷、發(fā)票一大把的業(yè)務(wù)人員來(lái)說(shuō),不可謂不麻煩。再加上沒(méi)有移動(dòng)報(bào)銷的功能,填報(bào)麻煩、審批慢、報(bào)銷周期長(zhǎng)是必然會(huì)導(dǎo)致的結(jié)果。

　　如何減少員工手動(dòng)填寫報(bào)銷的工作量?每刻益報(bào)銷給出了自己的答案。

　　在員工報(bào)銷填單時(shí),電子發(fā)票可以通過(guò)微信、支付寶、郵箱、短信等多種方式導(dǎo)入,信息自動(dòng)填充報(bào)銷單,發(fā)票自動(dòng)查重驗(yàn)真;如果是紙質(zhì)發(fā)票,員工在報(bào)銷時(shí)可以一次拍攝多張發(fā)票,每刻益報(bào)銷的發(fā)票O(jiān)CR識(shí)別可以將信息自動(dòng)填充報(bào)銷單內(nèi)并對(duì)發(fā)票查重驗(yàn)真,做好價(jià)稅分離的同時(shí),還可以對(duì)特殊字段進(jìn)行識(shí)別,自動(dòng)區(qū)分哪些費(fèi)用公司是不予報(bào)銷的。

　　而員工經(jīng)常發(fā)生的差旅費(fèi)報(bào)銷更加省事,每刻益報(bào)銷采用了“免票報(bào)銷”月結(jié)方式,通過(guò)生態(tài)平臺(tái)與商旅平臺(tái)對(duì)接,員工可以直接在報(bào)銷平臺(tái)內(nèi)預(yù)訂機(jī)酒,員工不必墊錢,只需益海嘉里與商旅平臺(tái)進(jìn)行月結(jié)對(duì)賬,公對(duì)公打款即可完成。

　　(報(bào)銷全流程圖)

　　四、財(cái)務(wù)共享中心審核提效30%:自動(dòng)化解決審核中的多、雜、煩

　　在對(duì)費(fèi)用進(jìn)行審核時(shí),由于人工審核要點(diǎn)過(guò)多,審核難度也特別大,這也成為了益海嘉里共享中心最頭痛的問(wèn)題。

　　發(fā)票是否合規(guī)、費(fèi)用的發(fā)生是否真實(shí),有沒(méi)有超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷,是否超預(yù)算等問(wèn)題,都是共享中心需要對(duì)每一筆費(fèi)用進(jìn)行人工判斷、審核的。這對(duì)集團(tuán)公司眾多、遍布全國(guó)各地,有著十分細(xì)致又復(fù)雜的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的益海嘉里來(lái)說(shuō),費(fèi)用的審核確實(shí)是個(gè)艱巨的任務(wù)。

　　上線每刻益報(bào)銷后,先將繁復(fù)的傳統(tǒng)簽收流程搬到了線上,簽收發(fā)票時(shí),系統(tǒng)能夠進(jìn)行自動(dòng)化的比對(duì)檢驗(yàn),通過(guò)報(bào)銷單中的發(fā)票數(shù)據(jù)與發(fā)票影像系統(tǒng)中影像的比對(duì),如果無(wú)誤,自動(dòng)進(jìn)入財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)。

　　(智能簽收流程圖)

　　到了財(cái)務(wù)人員審核環(huán)節(jié),每刻“益報(bào)銷”通過(guò)10多項(xiàng)規(guī)則的檢驗(yàn),智能完成了原先需要人工把控的票據(jù)的合規(guī)性、業(yè)務(wù)的真實(shí)性以及費(fèi)用管控政策檢驗(yàn)的大量工作,將這部分被侵占的工作時(shí)間釋放了出來(lái)。

　　在智能審核中,費(fèi)用管控政策的校驗(yàn)也離不開多維度費(fèi)控體系的搭建。

　　益海嘉里這樣的企業(yè)體量也意味著復(fù)雜的費(fèi)控規(guī)則,比如出差地區(qū)的不同對(duì)應(yīng)不同的標(biāo)準(zhǔn);不同分公司的不同餐補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn),不同的員工住宿補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn);不同打車場(chǎng)景、不同時(shí)段對(duì)應(yīng)不同的打車標(biāo)準(zhǔn)等,因此每刻益報(bào)銷也配置了多場(chǎng)景多維度的費(fèi)控方案來(lái)實(shí)現(xiàn)費(fèi)控政策的智能校驗(yàn)。

　　(多維費(fèi)控配置界面)

　　同時(shí),每刻“益報(bào)銷”擁有每刻 的「財(cái)務(wù)月結(jié)對(duì)賬閉環(huán)方案」,解決差旅免票報(bào)銷模式下財(cái)務(wù)端產(chǎn)生的對(duì)賬問(wèn)題。

　　五、外接與內(nèi)嵌:真正實(shí)現(xiàn)費(fèi)控系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的全面對(duì)接

　　真正的財(cái)務(wù)共享能夠打通生態(tài)數(shù)據(jù)鏈來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。每刻“益報(bào)銷”通過(guò)和益海嘉里EPM的對(duì)接,實(shí)現(xiàn)部分流程的外嵌,在EPM中完成復(fù)雜的審批流程,同時(shí)在流程中嵌入每刻的頁(yè)面,可以在自身系統(tǒng)中調(diào)取每刻頁(yè)面進(jìn)行操作,查看簽收比對(duì)情況、發(fā)票信息等。

　　財(cái)務(wù)人員只需在EPM系統(tǒng)中點(diǎn)擊單據(jù)號(hào),即可進(jìn)入每刻嵌套頁(yè)面(如下圖),實(shí)現(xiàn)共享審核,完成后續(xù)操作。真正實(shí)現(xiàn)了費(fèi)控系統(tǒng)全面對(duì)接財(cái)務(wù)共享平臺(tái)。

　　真正實(shí)現(xiàn)費(fèi)控系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的全面對(duì)接,每刻益報(bào)銷實(shí)現(xiàn)了。

　　同時(shí),每刻益報(bào)銷也在不斷迭代和優(yōu)化,自動(dòng)化程度不斷提高,直至益海嘉里的費(fèi)控業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)100%智能化。而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵,劉總認(rèn)為:“是打通數(shù)據(jù)的鏈接,如何利用信息技術(shù)把數(shù)據(jù)鏈打通,這是我們需要思考,最終要去做的事情。”

　　這不僅僅是益海嘉里需要思考的問(wèn)題,在如今群智的時(shí)代,每刻完全可以突破傳統(tǒng)定制化軟件“上線即巔峰”的尷尬現(xiàn)實(shí),借助新一代財(cái)務(wù)共享云平臺(tái) “云架構(gòu)、產(chǎn)品化、平臺(tái)化”的特性,將先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理理念產(chǎn)品化,不斷迭代升級(jí),讓每一個(gè)企業(yè)、每一個(gè)階段都能適用。

　　同時(shí)每刻也需要許許多多像益海嘉里這樣的企業(yè)的創(chuàng)新、輸出與融合,不斷良性循環(huán),從而讓更多的企業(yè)財(cái)務(wù)能夠釋放財(cái)務(wù)創(chuàng)造力,去推動(dòng)中國(guó)數(shù)字云財(cái)務(wù)的發(fā)展變革,每刻科技CMO李春聯(lián)說(shuō)到。

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